行政事业单位设备物资采购管理问题及审计建议

□ 姚燕青

行政事业单位使用财政资金采购设备、物资，小到一支水笔、一盒纸巾，大到各类原材料、大型设备。这些资金投入后，成效如何？从日常审计情况看，效果不甚理想。普遍存在重预算、重购买，但轻管理、轻效益，有的甚至还存在违纪违规和损失浪费。

一、存在的问题

（一）采购公开性不高，后续隐患多。《中华人民共和国政府采购法》规定，各级国家机关、事业单位和团体组织，使用财政性资金采购依法制定的集中采购目录和采购限额标准以上的设备、物资应采用政府采购。但实际执行中，一些单位法治意识不强，一些单位贪图方便，一些单位或个人另有所图，导致机关事业单位部分设备、物资应通过政府采购的却直接自行采购，应集中采购的却分散采购，应通过政府统一规定的平台采购的却不通过平台直接自行采购，应作市场比价的却直接定价。

（二）管理水平不高，内控漏洞多。一是设备、物资管理制度缺乏。审计中经常发现一些单位无此项管理制度，特别是一些下属事业单位，日常采购量较多，却无相关制度。有些单位既使有制度，却针对性不强，执行力不强，制度形同虚设。二是计划环节管理不到位。整个采购流程基本由一人负责，计划性缺失，日常采购的时间、采购量、采购价格都由采购人员一人决策。三是入库验收环节管理不到位。验收环节缺乏内部牵制，出入库验收、登记不全或根本无验收或无登记。同时，采购缺乏专业人士参与，部分以次充好，低价商品以高价计。四是集体决策机制缺乏。设备、物资采购管理中一些重要环节，重要内容应集体决策的集体决策机制缺乏。

（三）采购真实性存疑，违纪违规时有发生。一是虚购采购，贪污公款。个别采购人员利用多年负责采购业务的便利，钻单位内控管理的漏洞，虚开设备、物资发票，套取现金，贪污公款。二是套取现金，私设小金库。部分单位，利用物资采购次数多，数量多，品种多的有利条件，多次虚购材料物资，套取现金，私设小金库用于业务招待等不合理的开支。三是采购价过高，造成损失浪费。单位内部同时期在不同单位采购的同一型号产品价格相差大；系统内部同时期从同一单位采购的同一型号产品价格相差很大。

（四）使用效益不高，损失浪费较常见。个别单位领导部门利益观念强，没有集中财力办大事的觉悟，对财政资金使用效益性、效率性不够注重。一是配置范围过宽。配置决策中对物尽其用考虑较少，配置部分非必要的科室或人员，而没有考虑通过调剂解决。二是配置条件过好。物资或设备采购决策中，没有遵循性价比高的原则，而是选择功能强、品牌好、配置高的。但是这些配置到底是否有必要，值得商榷。三是购买后长期闲置。部分设备、物资购买后长期闲置，甚至部分设备、物资在付款后仍存放供应商仓库，尤其是一些更新较快的电子设备，在闲置几年后已完全淘汰。

二、问题产生的原因

（一）利益诱惑大，公开采购难。在设备、物资采购中会涉及供应商的选择、每个批次的数量、支付货款的快慢、价格的高低等问题，或多或少存在一些职务权利，牵涉到相关利益。公开采购会有多家单位参与竞争，人情面失去作用，供货商利润下降，从而有效控制采购单位或采购人员可行使的权利空间。因此，虽然从国家到地方乃至各主管部门都出台相应的制度，要求行政事业单位采购设备、物资应遵循公开、公平、公正的原则，执行政府采购规定，但仍有一些单位违反规定自行选择供应商。

（二）业务范围广，预算安排难。不同的行政事业单位，职责不同，功能不同，专业领域不同，所需添置的设备、物资也不尽相同；不同时期所需设备、物资也会不同，部分还存在较强的专业性，很难在全市范围内确定一个统一的预算安排标准。财政部门如果没有深入了解预算单位业务，难以准确、精准的核定预算，只能以上报数为准，或者笼统地坎掉一部分，或者以上年预算为基数作适当增加或减少。粗放型的预算安排，难以对实际执行进行有效监督。

（三）执行环节多，管控难度大。一项有效的业务管控涉及到多个部门和多个人员，需要各个岗位恪尽职守，如果某一个环节把控不严，就很有可能使整个环节失去控制。一是领导管理意识淡薄，源头上失去控制。部分单位负责人管理经验不足，管理意识不强，或对单位内部管理重视不够，制度缺失或不健全。二是财务人员管理意识淡薄，支付把关不严。一些单位的财务人员能力不足，对一些重要业务需要哪些原始单据、需要哪些重要岗位人员签字缺乏基本的概念；对部分没有入库单、验收单等真实购货凭据的货款审核纠错力度不够。三是单位保管人员管理意识淡薄，出入库管理不严。审计发现虚购设备、物资的案例中，采购人员一般未在设备、物资到达单位的第一时间通知保管人员验收，却在需要付款时，临时要求保管人员在发票上签字确认，或要求保管员根据发货单位发票补填入库单，对设备、物资的真实性造成干扰，导致未收货却付款。

（四）监管力度弱，威慑作用小。一是对设备、物资采购管理的日常检查少，基本没有针对对设备、物资的采购管理专项检查，导致典型案例的通报少，警示少。二是设备、物资采购管理监督难度大。设备、物资采购管理的监督检查需要业务、仓储、财务、内审等部门有效配合，或是要深入到业务进行计算、比对、现场踏堪或盘点，需要的工作量大、涉及的业务面广，部分甚至还需要专业评判，因而审计人员必须具备一定的职业敏感性和丰富的审计工作经验。

三、审计对策与建议

（一）增强法治意识，提高政府采购执行力。各单位要根据采购程序和实际需求，编制设备、物资年度采购计划，细化预算。各主管机关或财政部门要根据各预算单位上报的采购计划，在全系统或全市进行统筹计划，增加政府采购计划性。对全市或全系统纳入预算的采购计划进行公开，增强采购的透明度和竞争性。严格执行国家和省级颁布的各类政策和法律法规，对于应纳入集中采购目录的政府采购项目实行集中采购。

（二）加强教育培训，提高公务人员管理水平。各地要加强行政事业单位负责人、采购人员、财务人员等重要岗位人员教育培训，增强节支意识、法治意识和财务管理等知识及能力。培训要有针对性，着重提高单位负责人的管理能力和制度建设水平；着重提高财务人员微观和具体环节把控能力以及相关法规理解能力，并辅以案例教育和实务操作指导；着重对采购人员进行采购领域有关法律法规及廉政教育。

（三）开发管理软件，提高信息化管理水平。对于采购量巨大、下属单位繁多的主管部门或管理机关，采用手工管理、核查的方式难以适应形势发展的需要，也较难发现各单位设备、物资采购中存在的问题。只有不断提高信息化水平，采用科学的管理方法，对设备、物资采购环节进行事前、事中、事后的管理，提高采购信息公开度、透明度，才能做到货比三家，降低采购成本，降低廉政风险。

（四）加强监督管理，堵塞违纪违规漏洞。各主管部门要重视下属单位的制度建设和教育指导，加强日常监督和管理、考核；财政、纪检监察、审计等部门要苦练内功，增强监督管理的能力和水平。在日常监督中要重视各单位重要物资、设备的采购、管理审核，对监督中发现的一些违纪违规现象要严肃处理，并在全市范围内通报，达到查处一起警示一批的效果。

（作者单位：慈溪市审计局）